文件编号由文件代码、年份代码和文件顺序编号三部分组成。文件编号,简称“文件编号”,习惯上又称“文件编号”,是发文机关在一定年度内发送的各种文件总数的顺序编号。文件编号由发文机关收发文件责任部门统一安排。为保持文件的权威性和法律的严肃性,一般固定使用,避免频繁变更。
哪三部分组成了发文字号?
文件代码用中文简化,固定使用;年份代码和文件顺序号用阿拉伯数字标记。年份代码应采用四个阿拉伯数字标志的公历年份,并放置在六角形。”〔〕"中;发文顺序号不编虚位(即1不编001),不加括号,不加“第”等虚字。
发文字号根据发文字的方向不同,其排列位置也发生了变化。一般发文字号位于发文机关标识(即文件首页眉处发文单位名称,一般用正红色较大字体标识,俗称“红头”)下空2行,用3号仿宋体字,在平行文和下行文中排列,在上行文中排列左侧(签发负责人签字在右侧)。
发文字号中的机关代字、年号、序号要完整,必不可少。三者之间不能随意添加“字”、“第”等字样。比如某市财政局发文字号写成“X市财发”〔1992〕字第36号,其中“字”“第”是多余的。